こちらはテスト用サイトです 👉
令和7年12月7日 公示
上高野原第一自治会は、個人に関わる情報の重要性を認識し、その取得、利用及び管理を行います。
これらの情報を、関係法令を遵守し適正に取り扱うために、ここに本規程を制定します。
この規程は、上高野原第一自治会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取り扱いに関する事項を定めることによって、自治会活動の円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。
この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、メールアドレス、連絡先、その他の記述等により特定の個人を識別できる情報（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含む）をいう。
本規程は、自治会の会員すべてに適用されるものとし、本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守し、自治会活動において個人情報の保護に努めるものとする。
本会が保有する個人情報の適正な管理を確保するため、以下のとおり管理体制を定める。
本会が保有する個人情報の管理責任者は自治会長（以下「会長」という。）とし、取扱者はDX推進部または自主防災部が各々の部内から選任した者とする。
管理責任者及び取扱者は、当該個人情報について、適切な保管及び漏えい、滅失及び毀損等の防止のために必要な措置を講じるものとする。
本会は、個人情報の適正な管理を確保するため、以下のとおりその取扱いに関する事項を定める。
本会が保有する個人情報は、管理責任者及び取扱者が適正に管理するものとする。
会員名簿等、個人情報の提供を受けた者は、当該個人情報を、漏えい、滅失及び毀損等が生じないよう、責任をもって適正に取り扱わなければならない。
不要となった個人情報は、速やかに適切な方法により廃棄・消去するものとする。
本会の個人情報を取り扱うすべての者（管理責任者、取扱者、提供を受けた者を含む）は、職務上知り得た個人情報について、第8条（利用目的）の達成に必要な範囲を超えて利用せず、また、第9条（外部委託）及び第10条（第三者提供の制限）に定める場合を除き、第三者へ提供しないものとする。また、その職を退いた後も同様とする。
本会は、個人情報の取得にあたり、以下のとおりその取扱いに関する事項を定める。
本会が取得する個人情報は、氏名、住所、メールアドレス、連絡先、その他自治会の運営に必要なものとする。
本会は、文書やウェブフォームなどで、本人（同一世帯の代表者を含む）または法令に基づく行政機関等からの提供により、適正に個人情報を取得するものとする。
個人情報の取得にあたっては、第8条（利用目的）に定める事項をあらかじめ通知または公表等により明示するものとする。
行政機関等からの情報提供の場合であって、事前の通知等が困難な場合は、取得後速やかに通知または公表を行うものとする。
本会は、以下の目的のため、個人情報を取得、利用する。
（運営・連絡）
会費徴収、貸与品の管理、会議・行事の案内、回覧板の送付、および会員相互の連絡・親睦に必要な範囲で会員名簿を作成し、班長等の役員に提供するなど、自治会活動の円滑な運営のため。
（防災・緊急）
災害時の安否確認、緊急時の連絡（家族や行政機関等への必要な提供を含む）、および要援護者支援活動のため。
（広報・周知）
会報やウェブサイト等を通じた広報活動（役員・担当者の氏名等の掲載や活動風景の写真掲載など）のため。
（その他）
前各号に付帯関連する業務のため。
本会は、自治会活動を円滑に遂行するため、個人情報の取扱いを外部の事業者に委託する場合は、以下に定める措置を講じる。
本会は、自治会活動の運営上、個人情報の取扱いの全部又は一部を、外国に所在する事業者を含む外部サービス提供者等に委託することがある。
前項により個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先において個人情報の適切な管理が図られるよう、必要な契約を締結し、かつ適切な監督を行うものとする。
前項の委託先が外国に所在する場合、本会は、当該外国の名称をあらかじめ公表し、または本人に通知するものとする。
本会が保有する個人情報の第三者提供に関する取扱いを以下のとおり定める。
本会は、会員の個人情報を、次に掲げる場合を除き、あらかじめ会員本人の同意を得ないで、第三者に提供しないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 災害等の緊急時において、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときに、家族、行政機関等に名簿を提供する場合
前項の規定にかかわらず、本会が外国に所在する第三者に個人情報を提供する場合は、当該第三者が講ずる個人情報の取扱いに関する措置が、我が国と同等であることを確認するか、または契約その他の手段により、個人情報の適正な取扱いが確保されるようにするものとする。
本会が個人情報を第三者に提供した場合は、取扱者が、提供年月日、提供先、提供した情報の項目、提供の理由等を記録し、当該記録を管理責任者に通知したうえで、作成日から起算して3年間保管するものとする。
本会が運営するウェブサイトにおける、利用者情報の外部送信に関する取扱いについては、以下のとおり定める。
本会は、外部のクラウド型業務支援サービスを利用し、サービスの提供、維持、改善、セキュリティの確保及び統計分析を目的として、以下の情報を特定の個人が識別できない形で送信するものとする。
(1) 送信する情報：Cookie、IPアドレス、閲覧履歴、端末情報
(2) 送信先：Google LLC及びその関連会社（米国）
利用者は、本会が運営するウェブサイトを利用することにより、当該情報の送信に同意したものとみなす。
情報送信を希望しない場合は、利用者自身がブラウザの設定によりCookieの利用を停止するか、送信先が提供するオプトアウト手続を利用するものとし、詳細は（※）送信先のプライバシーポリシーにて確認するものとする。
（※）https://policies.google.com/privacy?hl=ja
本会は、取得した個人情報について、本人から開示の申し出があった場合は、遅滞なく開示するものとする。ただし、次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
本会の活動の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
他の法令に違反することとなる場合
本会は、取得した個人情報について、本人から訂正、追加、削除等の申し出があった場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、内容を適切に遅滞なく訂正等行うものとする。
本会は、個人情報の漏えい等への対応について、以下のとおり定める。
取扱者は、漏えい等の発生に係る事実を把握した場合は、速やかに管理責任者に報告するものとする。
管理責任者は、漏えい等の発生に係る事実を把握したときは、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、本人への連絡、再発防止等の対応を行う。
個人の権利利益を害するおそれが大きい場合等、個人情報保護委員会規則で定める事態が生じたときは、管理責任者は、速やかに個人情報保護委員会に報告するとともに、本人に対しその旨を通知するものとする。
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとし、苦情相談窓口は管理責任者とする。
本規程の改定は、以下の通り定める。
本規程の改定は、DX推進部が法令適合性その他の専門的事項を確認し、審議・提案したものを、班長会の議決を経て承認する。
利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内でのみ行うものとする。
本規程の改定（利用目的の変更を含む）が行われた場合は、回覧、またはウェブサイトへの掲載等の方法により、速やかに会員に通知または公表するものとする。
本規程は、令和8年 2月 1日より施行する。
上高野原第一自治会